如何规划一场高质量的会议活动？

工作中如何使用思维导图呢？会议策划就是一个非常好的应用。一次成功的会议组织，会给企业带来很多价值。但我们在日常工作中，时常会感觉会议组织非常困难，头绪很多，分工不清晰。结果造成会议中的流程混乱或者环节缺漏。

那么，如何使用思维导图来有条不紊的筹备一场大型会议呢？我们来看一个案例分析。

一、价值点

1.全局统筹

会议和活动的流程设计类似项目策划，因为整个过程也涉及许多的人员和资源的调配问题。使用思维导图进行统筹，能让我们的会议环节更流畅，收效更好。

2.活动备案

会议的组织和策划需要一定的经验。所以，如何将好的会议策划经验保存下来，并传递给其它团队成员，是每个组织都在考虑的事情。如果我们将每次活动的工作流程通过思维导图进行设计，就可以保存下更完整而实用的会议策划材料。便于我们整理出文档版的工作手册，也便于下次会议和活动的流程改良。

二、案例：观摩会策划

当我们需要组织一次300-500人的大型观摩会时，可以制作两张思维导图。首先思考“前期筹备”，然后进行“现场策划”。观摩会的对象是家长和学生，目的是介绍品牌和相关课程产品。

1.前期筹备工作

这是演讲招生会的前期筹备图。

图中一共有三个部分：目标设定、目标达成的关键点和具体准备工作。

第 一部分是演讲会的目标。分别是实现招生，传播知识和品牌推广；

第二部分是实现每个目标的关键点。

A、实现招生的关键点是：老师选择、课程设计、现场配合；

B、实现知识传播的关键点是：了解听众需求和丰富课程内容；

C、实现品牌推广的关键点是：突出企业标识、赠送特色小礼品和微笑服务。

图中对每个关键点的实现方式都制定了相应的行动计划。

第三部分梳理了四个准备工作：

对外宣传的计划，邀约客户的计划，物资准备的计划，以及员工培训的计划。

2.会议现场工作

会议现场的工作流程较多，一共分为四个部分：开场之前的场外工作、开场之前的场内工作、开场之后的授课流程，以及课后答疑环节。

由于内容较多，我将电脑上的一张思维导图分成上下两张来呈现。

其中场外工作包括：迎宾，接待和门口站位；

“场内工作”分为领位和舞台上配合；“授课流程”由主持人和主讲老师共同完成，有四个环节；最后的“课后答疑”分为场内答疑和门口答疑。

每个环节在图中都有详细的操作指导。比如由谁负责，每个人做什么工作，工作要求和步骤是什么，等等。

图中用蓝色填充，标出每个环节的核心负责人；长方形框线，标出了仪表仪态的统一要求，波浪框线，标出了正式演讲课程的内容；同时，虚线箭头表达了“表格”与“验表”之间的对应关系。

三、绘制指导

好的，看完大型会议的策划导图案例，我们一起来总结一下作图步骤吧。

第 一步：明确会议目标

首先是画上中心图，并填上中心词语。然后在第 一个分支上画出会议的目标：比如，“在什么时间和地点，组织什么会议？”、“目标邀约人数是多少？”、“会议的理想效果是什么？”等。日常工作中，我们可以先用白纸手绘草图，很便捷。

第二步：找到会议成功的关键点

第二个分支是根据“二八定律”的特点，思考成功实现目标的核心要素。比如，“重要的会议流程是什么？”、“会议筹备的关键任务是什么？”等等。

第三步：制定会议流程

我们在思维导图上，具体发散出会议组织的各个环节要点。

第四步：设置岗位分工和操作要领

在每个环节上，我们需要写上详细的负责人、具体环节和操作要点等信息。

四、要点小结

最后，我们可以总结出会议策划导图的三个要点：

（1）会议筹备是起点。包括目标思考、关键点探索和具体准备工作计划；

（2）需要有清晰的流程和责任到人的分工，才算是较完善的会议现场计划；

（3）会议思维导图是一个立体的会议管理操作手册，也可以为下次活动举办提供详实的流程指导。

祝每位伙伴善用思维导图，为工作提速。

作者：宋莹

14年思维导图培训经验（2005年至今），畅销书《思维导图从入门到精通》作者，第十届世界思维导图锦标赛中国组委会副秘书长，国家三级心理咨询师，托尼博赞亲授TBLI思维导图认证导师，AACTP国际职业认证讲师，河北电网、广东移动特约讲师，清华同方教研院、北京新东方名师堂特约讲师，广东外语外贸大学工商管理学士，中山大学公共管理硕士。

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